a) Mọi khoản thanh toán theo từng nội dung chi đều phải tuân thủ các quy định tại Quy trình thanh toán này và phải đảm bảo nguyên tắc chứng từ phát sinh trong năm tài chính nào thì nộp về phòng KHTC&CSVC để thanh toán trong năm tài chính đó.

b) Hồ sơ thanh toán của các tổ chức ở bên ngoài chuyển đến đề nghị Nhà trường thanh toán nếu không phải là người có chức vụ cao nhất ở tổ chức ký thì phải có bản chính hoặc bản sao có công chứng giấy ủy quyền bằng văn bản.

c) Khi mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên thì phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.

d) Các khoản thanh toán có giá trị từ 200.000 đồng trở lên phải có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường do người bán cung cấp cho từng lần thanh toán. Nghiêm cấm các trường hợp tách nhỏ 1 khoản thanh toán để sử dụng hóa đơn bán lẻ.

đ) Quy định về chứng từ kế toán

- Mọi chứng từ kế toán đều phải đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đó.

- Chữ ký của Hiệu trưởng (hoặc người được ủy quyền), của Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) và đóng dấu trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc Ngân hàng. Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của Hiệu trưởng. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.

- Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Hiệu trưởng quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. Chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.

e) Mẫu chứng từ kế toán: Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn:

- Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: séc, biên lai thu tiền, vé thu phí, lệ phí, trái phiếu, tín phiếu, công trái, các loại hóa đơn bán hàng và mẫu chứng từ bắt buộc khác. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định  nội dung, kết cấu của mẫu mà đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể.

- Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các quy định mẫu trên, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức biểu mẫu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

- Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị được Bộ Tài chính ủy quyền in và phát hành. Đơn vị được ủy quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in đúng mẫu quy định, đúng số lượng được phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. 

g) Quy định về tạm ứng và thanh toán tạm ứng

- Phạm vi và đối tượng áp dụng:

• Quy định này được áp dụng trong phạm vi toàn Trường;
• Đối tượng là cán bộ, viên chức và người lao động của Nhà trường.

- Mục đích:

• Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư của Trường giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện các nhiệm vụ của Trường như mua vật tư, hàng hóa, tạm ứng hóa chất thí nghiệm để phục vụ cho công tác giảng dạy,… hoặc giải quyết một công việc nào đó được Hiệu trưởng phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là CBVC-NLĐ của Trường.
• Khoản tiền của người nhận tạm ứng nhưng chưa thanh toán, là khoản nợ phải thu của Trường đối với CBVC-NLĐ, là vật tư của Trường đang bị CBVC-NLĐ nắm giữ phát sinh từ các hoạt động của Nhà trường (như: do cán bộ thanh toán chậm, đã chi tiền nhưng chưa đủ chứng từ thanh toán theo quy định).
• Quy định về chế độ tạm ứng và thanh toán tạm ứng nhằm đưa công tác tạm ứng thanh toán đi vào nề nếp, đúng chế độ quản lý tài chính của Nhà trường và nhanh chóng thu hồi tiền tạm ứng; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thanh toán.

- Nguyên tắc tạm ứng:

• Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với Trường về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
• Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì Trường sẽ chi bổ sung số còn thiếu theo phê duyệt của Hiệu trưởng.
• Phải thanh toán dứt điểm đợt tạm ứng trước mới được nhận tạm ứng kì sau. Trừ trường hợp đặc biệt được Hiệu trưởng đồng ý.

- Quy trình tạm ứng: Căn cứ vào yêu cầu công việc được giao, người tạm ứng có trách nhiệm điền đầy đủ các nội dung quy định trong giấy đề nghị tạm ứng (theo mẫu), đính kèm các hồ sơ đề nghị tạm ứng để thực hiện công việc (nếu có) đã được Hiệu trưởng phê duyệt như tạm ứng mua Vật tư, phục vụ công tác hành chính, đi công tác, chi tiếp khách, hóa chất thí nghiệm,… gửi về phòng KHTC&CSVC thẩm định và trình Hiệu trưởng phê duyệt.

- Quy trình thanh toán hoàn tạm ứng

• Sau khi thực hiện xong công việc, người tạm ứng có trách nhiệm tập hợp đầy đủ chứng từ theo quy định, nộp về phòng KHTC&CSVC. Kế toán tiến hành phân loại chứng từ, tất cá chứng từ thanh toán phải được kế toán trưởng thẩm tra trước khi trình Hiệu trưởng phê duyệt.
• Khi nội dung đề nghị thanh toán vượt so với dự toán,… đã được phê duyệt, người trực tiếp chi tiền phải có giái trình lý do vượt chi, có xác nhận của phụ trách đơn vị và gửi về phòng KHTC&CSVC trình Hiệu trưởng phê duyệt.
• Phòng KHTC&CSVC phải theo dõi khoản tạm ứng, thường xuyên đối chiếu số phát sinh, số dư chi tiết với số liệu tổng hợp, phân tích khoản dư nợ tồn đọng, hàng tháng báo cáo và đề xuất phương án giải quyết để Hiệu trưởng quyết định.

Nhấn Chi tiết ở mỗi nội dung thủ tục thanh toán để xem hướng dẫn chi tiết.